Chaque facture vérifiée. Chaque paiement maîtrisé. Chaque roupie justifiée.

Arrêtez de courir après les factures, de rapprocher les documents à la main et d'espérer que rien ne passe entre les mailles. FactWise unifie chaque étape, de la facture fournisseur au paiement final, avec validation complète, flexibilité et visibilité.

Vulnérabilités des comptes fournisseurs

Là où la plupart des équipes perdent
argent et confiance.

Tous les formats, tous les canaux, aucune structure.

PDF, photos, papier : tout est ressaisi manuellement. Le temps de les rapprocher d'un PO, les erreurs sont déjà là et les paiements sont en retard.

Boîte AP · Aujourd'hui14 non triées
📧 Email
PDF : Apex_Inv_4912.pdf — 3 pièces jointes
💬 WhatsApp
Photo de facture Meridian — ressaisie requise
📄 Paper
Facture FluidTech remise à l'accueil
Ressaisie manuelle · les erreurs s'installent⚠️ 0 % prêt au rapprochement
Facture FW · AnalyséeStructurée
N° factureINV-90412
FournisseurApex Industrial
Réf. POPO-8810 · Lié automatiquement
Valeur₹14,910 · Prêt au rapprochement
VALEUR PERDUE
Voir la solution

Sans GR, impossible de savoir ce qui est réellement arrivé.

Les livraisons incomplètes et les dommages ne sont pas enregistrés ; les équipes restent aveugles sur les stocks et les suivis.

Livraisons du jour⚠️ Registre papier
GRN-—Joints hydrauliquesqté ?
GRN-—Vannes de régulationendommagé ?
GRN-—Manomètresen attente ?
Noté sur papier · Hors système0 % visibilité
Réception FW · GRN-7841
Commandé
200 pcs
Reçu
186 pcs
Court
14 pcs
Statut : Enregistré · lié automatiquement au PO
VALEUR PERDUE
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Le QC sur papier ou dans le chat n'atteint jamais le système.

Les rejets ne sont pas suivis, les acceptations non vérifiées ; les données QC arrivent en finance tardivement ou jamais.

QC · AtelierHors système
💬 WhatsApp · QC Leadil y a 2 h

"12 pièces rejetées du lot Apex — rayures visibles"

📓 Notebook entryNon synchronisé

"Inspection secondaire validée — ligne A, aucune réf. PO"

Données de rejet : perduesPaiement à l'aveugle
FW QC · QCR-2204Lié
Primaire · 186 pièces acceptées
Lié à GRN-7841 · PO-8810 · INV-90412
Rejetées : 12 piècesDéduire ₹504 du paiement
VALEUR PERDUE
Voir la solution

Les paiements partent sans rapprochement 4 voies.

Les trop-payés, doublons et déductions manquées sont fréquents ; des marges sont perdues inutilement.

Rapprochement manuel — Apex INV🚫 Non concordant
PO
₹14,910
GR
186 pcs
Facture
₹14,910
Rapprochement manuelAudit des lignes
QC a rejeté 12 pièces-₹504
14 pièces manquantes-₹588
Escompte manqué-₹298
Montant final dû :
₹14,910 ⚠️✓ ₹13,520
VALEUR PERDUE
Voir la solution

GR terminé ? QC signé ? Paiement approuvé ? Personne ne sait.

La finance relance les validations, les fournisseurs relancent les paiements, tout le monde travaille à l'aveugle ; le statut d'une facture reste incertain.

INV-90412 · Statut🚫 Inconnu
Étape
Statut
GR terminé ?
incertain
QC signé ?
aucun enregistrement
Validation ?
?? relance
Apuré
Finance · Fournisseur · QC relancent tous⚠️ Tout le monde travaille à l'aveugle
Piste d'audit complète · GR → QC → Rapprocher → PayerEn direct
VALEUR PERDUE
Voir la solution
Moteur FactWise facture à paiement

Comment FactWise automatise chaque étape.

De la première facture émise à la dernière roupie payée : vérifié à chaque étape, automatisé à chaque tournant.

Step 01 · AI Invoice Processing

AI Powered Invoice Processing.
Zero Manual Entry.

Vendors create invoices directly on FactWise against any PO — or upload any format and FactWise AI reads, interprets, and structures every invoice automatically. Discrepancies against the PO are flagged the moment an invoice lands, and multiple invoices per PO are fully supported.

Two ways in. One structured invoice flow.
Active
Drop any format · AI picks it up
AI extracts every field · confidence scores
Cross-checks PO · discrepancies flagged
Posted · multiple invoices per PO supported
Invoice Inbox/PO-7821 · Apex Industrial
AI · live
PO-7821·Steel Bracket M8 · 400u · ₹200/u
REF
Source
Create on FactWise
Vendor portal · against PO
A
Upload any format
PDF · PNG · JPG · scan · email
B
On FactWiseawaiting
Invoice draftempty
Vendor
Apex Industrial Pvt. Ltd.99%
Invoice No
INV-AX-904799%
Date
12 May 202698%
Against PO
PO-782197%
GST · IGST
18% · ₹14,36496%
Net Total
₹94,16499%
AI 3-way check
Vendor matches PO
GST · format valid
!Qty: PO 400 · INV 380short 20u
!Rate: PO ₹200 · INV ₹210over ₹10/u
Drag · drop
Two channels open — vendors create directly on FactWise, or upload any file format.
Autopilot Active
FactWise Engine
Goods Receipt/GR-draft · INV-AX-9047
receiving
Receiving · Bay 3 09:42 today
APEX
A1100u
A2100u
A3100u
A4100u
B1100u
B2100u
Accepted
0
Damaged
0
Pending
600
Expected
600
Line item · receipt
Item
PO
Inv
Recv
Status
Steel Bracket M8
BRK-M8-304
400
380
0
Pending
Steel Bracket M6
BRK-M6-201
200
200
0
Pending
AI · 3-way checkstandby
PO
400
INV
380
GR
300
Receiving dock
Goods receipts can be created against any invoice — or directly against a PO. Bay 3 is ready to receive.
Autopilot Active
FactWise Engine
Step 02 · Goods Receipt

Track Every Delivery.
Record Every Discrepancy.

Create goods receipts against any invoice or PO — recording quantities, flagging damaged goods, and capturing every discrepancy at the line item level in real time. FactWise's AI cross-checks every GR against the original invoice and PO automatically. Nothing assumed. Everything verified.

GR created against any invoice or PO — attachments included
Received quantities recorded line by line — in real time
Short shipments and damaged goods flagged the moment they arrive
AI cross-checks GR against invoice and PO — mismatches surface instantly
Step 03 · Quality Control

Quality Checks On Platform.
Nothing Slips Through.

Primary, secondary, and production-line checks — all on the platform, against any invoice or goods receipt, with full attachment support. FactWise's AI flags discrepancies between QC outcomes and the goods receipt automatically. Rejected items are tracked, actioned, and never paid for.

GR lot staged — all three QC checkpoints ready
Active
Primary QC — visual and dimensional checks recorded on platform
Secondary QC — functional tests logged with full attachment support
Production-line QC — final gate before warehouse clearance
AI reconciles QC against GR — credit auto-applied for every rejected unit
Quality Pipeline/GR-9241 · lot 300u
3 checkpoints
Lot in
Steel Bracket M8
300u
Out
300
passed
QC · Primary
Visual + dim
IDLE
Inspected
0
Rejected
0u
QC · Secondary
Functional
IDLE
Inspected
0
Rejected
0u
QC · Production
Inline · live
IDLE
Inspected
0
Rejected
0u
Lot · 300u staged
A lot is staged at the entry — all three QC gates idle, ready to inspect.
Autopilot Active
FactWise Engine
Payment Approval/Apex Industrial · VID-204
quadruple validation
Open · Apex0 selected
INV-AX-9047
PO-7821 · NET-45 due in 3d
95,580
INV-AX-9051
PO-7821 · NET-45 due in 5d
31,200
INV-AX-9056
PO-7821 · NET-45 due in 7d
18,420
4-way validation
PO
PO-7821
GR
GR-9241
QC
480 / 500u
Contract
NET-45 ✓
Select invoices
Three open invoices for Apex Industrial — finance reviews what to pay.
Autopilot Active
FactWise Engine
Step 04 · Payment Automation

Automate Payments.
Pay Only What You Owe.

Pay a single line item, a full invoice, or consolidate multiple invoices from one vendor into one payment — with credit logic for rejected quantities built in automatically. Every payment is matched against the PO, GR, QC, and contract terms before a single rupee moves. Teams using FactWise recover up to 5% in costs previously lost to payment errors.

Pay a single line item, a full invoice, or consolidate across invoices
Active
Multiple invoices from the same vendor merged into one payment
Approve — quadruple validation triggers automatically
PO, GR, QC, and Contract — all four verified before a rupee moves
Credit auto-applied for rejected quantities — up to 5% in costs recovered
Step 05 · Total Visibility

Total Visibility.
From Invoice to Payment.

Every invoice, every GR, every QC outcome, every payment — tracked in real time from start to finish. GR status, AI-flagged discrepancies, approvals, and payment history all visible at the line item level. No more chasing updates. Every rupee accounted for, every step of the way.

Invoice raised — complete audit trail begins immediately
Active
GR status, QC outcomes, and AI-flagged discrepancies — all visible
Payment made — every rupee accounted for, chain fully green
Line-item view — GR, QC, validation, and payment tracked in parallel
Click any flagged event — full audit drawer with evidence and history
Full visibility · audit/INV-AX-9047
Macro view
INV-AX-9047 · 5-stage journeyjust raised
Invoice raised
12 May · INV-AX-9047
Apex
GR posted
14 May · GR-9241
Warehouse
QC complete
14 May · 3 checks
QC team
4-way validated
15 May · auto
AI
Payment made
16 May · ₹1.11L
Finance
Invoice raised
Macro timeline · invoice just raised. Stakeholders see the full journey ahead.
Autopilot Active
FactWise Engine
Capacités de facturation

Fonctionnalités puissantes. Là où vous en avez besoin.

Tous les outils nécessaires pour traiter les factures plus vite et payer plus intelligemment sont intégrés au flux, pas ajoutés à côté.

01

Scan de factures par IA.

Téléversez n'importe quelle facture fournisseur dans n'importe quel format : l'IA FactWise la lit, l'interprète et la crée automatiquement sur la plateforme. Pas de saisie manuelle. Pas d'erreurs.

02

Signalement des écarts.

L'IA FactWise rapproche automatiquement chaque facture, GR et résultat QC, et signale les écarts dès leur apparition, avant qu'ils ne deviennent des erreurs de paiement.

03

Validation quadruple.

Chaque facture est rapprochée automatiquement du PO, de la réception, du contrôle qualité et des conditions contractuelles. Pas une roupie ne bouge sans vérification complète.

04

Calculs de paiement automatisés.

Quantités rejetées, livraisons partielles, avoirs : FactWise calcule automatiquement le montant exact dû. Aucune intervention manuelle. Aucune erreur. Aucun trop-payé.

05

Visibilité complète.

Chaque facture, chaque GR, chaque résultat QC, chaque paiement est suivi en temps réel de bout en bout. Vous savez toujours exactement où en est chaque roupie.

06

Économisez 5 % sur chaque paiement.

Éliminez automatiquement les trop-payés, paiements en double et déductions manquées ; les équipes utilisant FactWise récupèrent jusqu'à 5 % de coûts auparavant perdus en erreurs de paiement.