Cada factura verificada. Cada pago controlado. Cada rupia contabilizada.

Deja de perseguir facturas, cotejar documentos a mano y esperar que nada se escape. FactWise unifica cada paso, desde la factura del proveedor hasta el pago final, con validación completa, flexibilidad y visibilidad.

Vulnerabilidades de cuentas por pagar

Dónde la mayoría de equipos pierden
dinero y confianza.

Todos los formatos, todos los canales, cero estructura.

PDF, fotos y papel se vuelven a capturar manualmente. Para cuando alguien los coteja con un PO, los errores ya entraron y los pagos llegan tarde.

Bandeja AP · Hoy14 sin clasificar
📧 Email
PDF: Apex_Inv_4912.pdf — 3 adjuntos
💬 WhatsApp
Foto de factura Meridian — requiere recaptura
📄 Paper
Factura FluidTech entregada en recepción
Recaptura manual · aparecen errores⚠️ 0% listo para conciliar
Factura FW · AnalizadaEstructurada
Factura n.ºINV-90412
ProveedorApex Industrial
Ref. POPO-8810 · Auto-vinculado
Valor₹14,910 · Listo para conciliar
FUGA DE VALOR
Ver solución

Sin GR no se sabe qué llegó realmente.

Los envíos incompletos y daños no se registran; los equipos quedan ciegos sobre stock y seguimientos.

Entregas de hoy⚠️ Registro en papel
GRN-—Sellos hidráulicos¿cant.?
GRN-—Válvulas de control¿dañado?
GRN-—Manómetros¿pendiente?
Registrado en papel · No en sistema0% visibilidad
Recepción FW · GRN-7841
Pedido
200 pcs
Recibido
186 pcs
Falta
14 pcs
Estado: Registrado · Auto-vinculado al PO
FUGA DE VALOR
Ver solución

El QC en papel o chat nunca llega al sistema.

Los rechazos no se rastrean y las aceptaciones no se verifican; los datos QC llegan tarde a finanzas o no llegan.

QC · PlantaNo en sistema
💬 WhatsApp · QC Leadhace 2 h

"12 piezas rechazadas del lote Apex — rayones visibles"

📓 Notebook entryNo sincronizado

"Inspección secundaria aprobada — línea A, sin ref. PO"

Datos de rechazo: perdidosPago avanza a ciegas
FW QC · QCR-2204Vinculado
Primario · 186 piezas aceptadas
Vinculado a GRN-7841 · PO-8810 · INV-90412
Rechazadas: 12 piezasDeducir ₹504 del pago
FUGA DE VALOR
Ver solución

Los pagos salen sin conciliación de 4 vías.

Sobrepagos, duplicados y deducciones omitidas ocurren con frecuencia; se pierden márgenes innecesariamente.

Conciliación manual — Apex INV🚫 No coincide
PO
₹14,910
GR
186 pcs
Factura
₹14,910
Reconciliación manualAuditando líneas
QC rechazó 12 piezas-₹504
Envío corto 14 piezas-₹588
Descuento por pronto pago omitido-₹298
Responsabilidad final:
₹14,910 ⚠️✓ ₹13,520
FUGA DE VALOR
Ver solución

¿GR listo? ¿QC firmado? ¿Pago aprobado? Nadie lo sabe.

Finanzas persigue aprobaciones, los proveedores persiguen pagos y todos trabajan a ciegas; el estado de cualquier factura es una incógnita.

INV-90412 · Estado🚫 Desconocido
Etapa
Estado
¿GR listo?
no claro
¿QC firmado?
sin registro
¿Aprobación?
?? persiguiendo
Liberado
Finanzas · Proveedor · QC persiguiendo⚠️ Todos trabajan a ciegas
Auditoría completa · GR → QC → Conciliar → PagarEn vivo
FUGA DE VALOR
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Motor FactWise factura a pago

Cómo FactWise automatiza cada paso.

Desde la primera factura emitida hasta la última rupia pagada: verificado en cada paso y automatizado en cada giro.

Step 01 · AI Invoice Processing

AI Powered Invoice Processing.
Zero Manual Entry.

Vendors create invoices directly on FactWise against any PO — or upload any format and FactWise AI reads, interprets, and structures every invoice automatically. Discrepancies against the PO are flagged the moment an invoice lands, and multiple invoices per PO are fully supported.

Two ways in. One structured invoice flow.
Active
Drop any format · AI picks it up
AI extracts every field · confidence scores
Cross-checks PO · discrepancies flagged
Posted · multiple invoices per PO supported
Invoice Inbox/PO-7821 · Apex Industrial
AI · live
PO-7821·Steel Bracket M8 · 400u · ₹200/u
REF
Source
Create on FactWise
Vendor portal · against PO
A
Upload any format
PDF · PNG · JPG · scan · email
B
On FactWiseawaiting
Invoice draftempty
Vendor
Apex Industrial Pvt. Ltd.99%
Invoice No
INV-AX-904799%
Date
12 May 202698%
Against PO
PO-782197%
GST · IGST
18% · ₹14,36496%
Net Total
₹94,16499%
AI 3-way check
Vendor matches PO
GST · format valid
!Qty: PO 400 · INV 380short 20u
!Rate: PO ₹200 · INV ₹210over ₹10/u
Drag · drop
Two channels open — vendors create directly on FactWise, or upload any file format.
Autopilot Active
FactWise Engine
Goods Receipt/GR-draft · INV-AX-9047
receiving
Receiving · Bay 3 09:42 today
APEX
A1100u
A2100u
A3100u
A4100u
B1100u
B2100u
Accepted
0
Damaged
0
Pending
600
Expected
600
Line item · receipt
Item
PO
Inv
Recv
Status
Steel Bracket M8
BRK-M8-304
400
380
0
Pending
Steel Bracket M6
BRK-M6-201
200
200
0
Pending
AI · 3-way checkstandby
PO
400
INV
380
GR
300
Receiving dock
Goods receipts can be created against any invoice — or directly against a PO. Bay 3 is ready to receive.
Autopilot Active
FactWise Engine
Step 02 · Goods Receipt

Track Every Delivery.
Record Every Discrepancy.

Create goods receipts against any invoice or PO — recording quantities, flagging damaged goods, and capturing every discrepancy at the line item level in real time. FactWise's AI cross-checks every GR against the original invoice and PO automatically. Nothing assumed. Everything verified.

GR created against any invoice or PO — attachments included
Received quantities recorded line by line — in real time
Short shipments and damaged goods flagged the moment they arrive
AI cross-checks GR against invoice and PO — mismatches surface instantly
Step 03 · Quality Control

Quality Checks On Platform.
Nothing Slips Through.

Primary, secondary, and production-line checks — all on the platform, against any invoice or goods receipt, with full attachment support. FactWise's AI flags discrepancies between QC outcomes and the goods receipt automatically. Rejected items are tracked, actioned, and never paid for.

GR lot staged — all three QC checkpoints ready
Active
Primary QC — visual and dimensional checks recorded on platform
Secondary QC — functional tests logged with full attachment support
Production-line QC — final gate before warehouse clearance
AI reconciles QC against GR — credit auto-applied for every rejected unit
Quality Pipeline/GR-9241 · lot 300u
3 checkpoints
Lot in
Steel Bracket M8
300u
Out
300
passed
QC · Primary
Visual + dim
IDLE
Inspected
0
Rejected
0u
QC · Secondary
Functional
IDLE
Inspected
0
Rejected
0u
QC · Production
Inline · live
IDLE
Inspected
0
Rejected
0u
Lot · 300u staged
A lot is staged at the entry — all three QC gates idle, ready to inspect.
Autopilot Active
FactWise Engine
Payment Approval/Apex Industrial · VID-204
quadruple validation
Open · Apex0 selected
INV-AX-9047
PO-7821 · NET-45 due in 3d
95,580
INV-AX-9051
PO-7821 · NET-45 due in 5d
31,200
INV-AX-9056
PO-7821 · NET-45 due in 7d
18,420
4-way validation
PO
PO-7821
GR
GR-9241
QC
480 / 500u
Contract
NET-45 ✓
Select invoices
Three open invoices for Apex Industrial — finance reviews what to pay.
Autopilot Active
FactWise Engine
Step 04 · Payment Automation

Automate Payments.
Pay Only What You Owe.

Pay a single line item, a full invoice, or consolidate multiple invoices from one vendor into one payment — with credit logic for rejected quantities built in automatically. Every payment is matched against the PO, GR, QC, and contract terms before a single rupee moves. Teams using FactWise recover up to 5% in costs previously lost to payment errors.

Pay a single line item, a full invoice, or consolidate across invoices
Active
Multiple invoices from the same vendor merged into one payment
Approve — quadruple validation triggers automatically
PO, GR, QC, and Contract — all four verified before a rupee moves
Credit auto-applied for rejected quantities — up to 5% in costs recovered
Step 05 · Total Visibility

Total Visibility.
From Invoice to Payment.

Every invoice, every GR, every QC outcome, every payment — tracked in real time from start to finish. GR status, AI-flagged discrepancies, approvals, and payment history all visible at the line item level. No more chasing updates. Every rupee accounted for, every step of the way.

Invoice raised — complete audit trail begins immediately
Active
GR status, QC outcomes, and AI-flagged discrepancies — all visible
Payment made — every rupee accounted for, chain fully green
Line-item view — GR, QC, validation, and payment tracked in parallel
Click any flagged event — full audit drawer with evidence and history
Full visibility · audit/INV-AX-9047
Macro view
INV-AX-9047 · 5-stage journeyjust raised
Invoice raised
12 May · INV-AX-9047
Apex
GR posted
14 May · GR-9241
Warehouse
QC complete
14 May · 3 checks
QC team
4-way validated
15 May · auto
AI
Payment made
16 May · ₹1.11L
Finance
Invoice raised
Macro timeline · invoice just raised. Stakeholders see the full journey ahead.
Autopilot Active
FactWise Engine
Capacidades de facturación

Funciones potentes. Justo donde las necesitas.

Cada herramienta que tu equipo necesita para procesar facturas más rápido y pagar con más inteligencia, integrada en el flujo, no añadida después.

01

Escaneo de facturas con IA.

Sube cualquier factura de proveedor en cualquier formato: la IA de FactWise la lee, interpreta y crea automáticamente en la plataforma. Sin captura manual. Sin errores.

02

Marcado de discrepancias.

La IA de FactWise cruza automáticamente cada factura, GR y resultado QC, marcando desajustes en cuanto aparecen, antes de que se conviertan en errores de pago.

03

Validación cuádruple.

Cada factura se coteja automáticamente contra PO, recepción de mercancía, control de calidad y términos contractuales. Ni una rupia se mueve sin verificación completa.

04

Cálculos de pago automatizados.

Cantidades rechazadas, entregas parciales, notas de crédito: FactWise calcula automáticamente exactamente lo que se debe. Sin intervención manual. Sin errores. Sin sobrepagos.

05

Visibilidad completa.

Cada factura, cada GR, cada resultado QC y cada pago se rastrean en tiempo real de principio a fin. Siempre sabes exactamente dónde está cada rupia.

06

Ahorra 5% en cada pago.

Elimina automáticamente sobrepagos, pagos duplicados y deducciones omitidas; los equipos que usan FactWise recuperan hasta 5% de costos antes perdidos por errores de pago.