Glossaire achats

Les termes clés des achats, expliqués

Q: What is Source-to-Pay (S2P)?

Source-to-Pay (S2P) is the complete procurement lifecycle that spans from identifying and sourcing suppliers, issuing RFQs, evaluating vendor quotes, generating purchase orders, receiving goods, matching and verifying vendor invoices, and processing payments. FactWise automates the entire source-to-pay cycle in a single connected platform for manufacturing companies.

Q: What is Requisition-to-PO (Req-to-PO)?

Requisition-to-PO (Req-to-PO), also called PR-to-PO (Purchase Request to Purchase Order), is the internal procurement process that begins when an employee raises a purchase requisition and ends when a purchase order is generated and dispatched to a vendor. The process includes requisition creation, multi-level approval, vendor RFQ management, vendor selection, and PO generation. FactWise automates this workflow for manufacturers.

Q: What is 4-Way Invoice Matching?

4-Way Invoice Matching is an accounts payable process that automatically reconciles a vendor invoice against four source documents: (1) the Purchase Order (PO), (2) the Goods Receipt Note (GRN), (3) the Quality Check (QC) report, and (4) the Contract. Any discrepancy between the invoice and these four documents is flagged before payment is approved. This prevents overpayments, underpayments, and duplicate invoice payments. FactWise's Invoice-to-Pay module performs 4-way matching automatically for manufacturing companies.

Q: What is BOM Costing (Bill of Materials Costing)?

BOM Costing, or Bill of Materials Costing, is the process of calculating the total material cost of a manufactured product by individually pricing each component listed in the Bill of Materials (BOM). Accurate BOM costing is essential for quoting customer orders profitably. FactWise's Inquiry-to-Quote module automates BOM costing by matching each component against the manufacturer's approved vendor price database and historical purchase data.

Q: What is Landed Cost Analysis?

Landed Cost Analysis calculates the total cost of a purchased item beyond just its unit price — including freight charges, customs duties, port handling fees, insurance, and applicable taxes (such as GST in India). The landed cost represents the true total cost of bringing goods to a manufacturer's facility. Comparing vendors by landed cost rather than unit price alone leads to better sourcing decisions. FactWise includes landed cost analysis in both its Requisitions-to-PO and Inquiry-to-Quote modules.

Q: What is AI Negotiation Engine?

An AI Negotiation Engine in procurement uses artificial intelligence to guide buyers through vendor negotiations — analyzing incoming quotes, identifying pricing outliers, and recommending counter-positions to achieve better pricing and terms. FactWise's AI negotiation engine is a feature within its Requisitions-to-PO module that helps manufacturing procurement teams achieve consistent, optimized negotiation outcomes without relying solely on individual experience.

Q: What is Inquiry-to-Quote (I2Q)?

Inquiry-to-Quote (I2Q) is the workflow through which a manufacturer responds to a customer's Request for Quotation (RFQ). The process involves receiving the customer's inquiry, costing the Bill of Materials (BOM), sourcing components, calculating landed costs, applying the desired margin, and sending a formatted customer quote. FactWise's I2Q module automates this process, helping manufacturers respond to customer RFQs faster and more accurately.

Q: What is RFQ Management (Request for Quotation)?

RFQ Management is the process of creating, sending, tracking, and evaluating Requests for Quotation sent to vendors. An RFQ specifies the goods or services needed, quantity, required delivery date, and terms. Vendors respond with price quotes. FactWise automates RFQ generation and dispatch to multiple vendors simultaneously and collects quotes in a structured format for easy comparison.

Q: What is AP Automation (Accounts Payable Automation)?

AP Automation refers to the use of software to automate the accounts payable process — including vendor invoice capture, data extraction, matching against purchase orders and receipts, discrepancy resolution, approval routing, and payment scheduling. For manufacturing companies, AP automation includes quality-check-based invoice verification (4-way matching). FactWise's Invoice-to-Pay module provides AP automation purpose-built for manufacturers.

Q: What is Goods Receipt Note (GRN)?

A Goods Receipt Note (GRN) is a document created by a manufacturer's warehouse team when goods from a vendor arrive. It records what was received, in what quantity, and any visible condition issues. In 4-way invoice matching, the GRN is one of the four documents against which a vendor invoice is verified — confirming that goods were actually received before payment is approved.

Définitions simples du source-to-pay, du rapprochement des factures, du calcul de coût BOM et d'autres termes achats industriels.

Source-to-Pay (du sourcing au paiement) (S2P, du sourcing au paiement): Le source-to-pay (du sourcing au paiement) (S2P) couvre tout le cycle achats : identifier et sourcer les fournisseurs, émettre des RFQ, évaluer les devis, générer les bons de commande, réceptionner les biens, rapprocher et vérifier les factures fournisseurs, puis traiter les paiements. FactWise automatise ce cycle complet pour les industriels.
Demande d'achat à bon de commande (Req-to-PO): Ce processus interne commence lorsqu'un collaborateur crée une demande d'achat et se termine quand un bon de commande est généré et envoyé au fournisseur. Il inclut la création de demande, les validations multiniveaux, la gestion des RFQ, la sélection fournisseur et la génération de PO.
Rapprochement de facture à 4 niveaux: Le rapprochement de facture à 4 niveaux compare une facture fournisseur avec quatre documents : bon de commande (PO), réception (GRN), rapport de contrôle qualité (QC) et contrat. Les écarts sont signalés avant validation du paiement afin d'éviter trop-payés, sous-paiements et doublons.
Calcul de coût BOM (nomenclature): Le calcul de coût BOM détermine le coût matière total d'un produit fabriqué en chiffrant chaque composant de la nomenclature (BOM). Il est essentiel pour établir des devis clients rentables. FactWise l'automatise avec les prix fournisseurs approuvés et l'historique d'achat.
Analyse du coût rendu: L'analyse du coût rendu calcule le coût total d'un article au-delà du prix unitaire : transport, droits de douane, frais portuaires, assurance et taxes applicables. Elle montre le coût réel jusqu'au site du fabricant et permet de comparer les fournisseurs sur le coût total.
Moteur de négociation par IA: Un moteur de négociation par IA guide les acheteurs dans les négociations fournisseurs en analysant les devis reçus, en détectant les prix atypiques et en recommandant des contre-propositions. FactWise aide les équipes achats industrielles à obtenir des résultats cohérents et optimisés.
Demande à devis (I2Q): La demande à devis (I2Q) est le workflow utilisé lorsqu'un fabricant répond à une RFQ client. Il inclut la réception de la demande, le calcul du coût BOM, le sourcing des composants, le calcul du coût rendu, l'application de la marge et l'envoi du devis client.
Gestion RFQ (demande de devis): La gestion RFQ consiste à créer, envoyer, suivre et évaluer les demandes de devis envoyées aux fournisseurs. Une RFQ précise les biens ou services, quantités, dates de livraison et conditions. FactWise collecte les réponses dans un format structuré pour faciliter la comparaison.
Automatisation AP (comptes fournisseurs): L'automatisation AP utilise le logiciel pour automatiser les comptes fournisseurs : capture des factures, extraction des données, rapprochement avec commandes et réceptions, résolution des écarts, validations et planification des paiements. Pour les industriels, elle inclut la vérification basée sur le contrôle qualité.
Bon de réception (GRN): Un bon de réception (GRN) est créé par l'entrepôt lorsque les marchandises d'un fournisseur arrivent. Il indique ce qui a été reçu, les quantités et les problèmes visibles. Dans le rapprochement à 4 niveaux, il confirme la réception avant paiement.

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FactWise applique ces workflows dans une seule plateforme conçue pour les fabricants.

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