조달 용어집

핵심 조달 용어 설명

Q: What is Source-to-Pay (S2P)?

Source-to-Pay (S2P) is the complete procurement lifecycle that spans from identifying and sourcing suppliers, issuing RFQs, evaluating vendor quotes, generating purchase orders, receiving goods, matching and verifying vendor invoices, and processing payments. FactWise automates the entire source-to-pay cycle in a single connected platform for manufacturing companies.

Q: What is Requisition-to-PO (Req-to-PO)?

Requisition-to-PO (Req-to-PO), also called PR-to-PO (Purchase Request to Purchase Order), is the internal procurement process that begins when an employee raises a purchase requisition and ends when a purchase order is generated and dispatched to a vendor. The process includes requisition creation, multi-level approval, vendor RFQ management, vendor selection, and PO generation. FactWise automates this workflow for manufacturers.

Q: What is 4-Way Invoice Matching?

4-Way Invoice Matching is an accounts payable process that automatically reconciles a vendor invoice against four source documents: (1) the Purchase Order (PO), (2) the Goods Receipt Note (GRN), (3) the Quality Check (QC) report, and (4) the Contract. Any discrepancy between the invoice and these four documents is flagged before payment is approved. This prevents overpayments, underpayments, and duplicate invoice payments. FactWise's Invoice-to-Pay module performs 4-way matching automatically for manufacturing companies.

Q: What is BOM Costing (Bill of Materials Costing)?

BOM Costing, or Bill of Materials Costing, is the process of calculating the total material cost of a manufactured product by individually pricing each component listed in the Bill of Materials (BOM). Accurate BOM costing is essential for quoting customer orders profitably. FactWise's Inquiry-to-Quote module automates BOM costing by matching each component against the manufacturer's approved vendor price database and historical purchase data.

Q: What is Landed Cost Analysis?

Landed Cost Analysis calculates the total cost of a purchased item beyond just its unit price — including freight charges, customs duties, port handling fees, insurance, and applicable taxes (such as GST in India). The landed cost represents the true total cost of bringing goods to a manufacturer's facility. Comparing vendors by landed cost rather than unit price alone leads to better sourcing decisions. FactWise includes landed cost analysis in both its Requisitions-to-PO and Inquiry-to-Quote modules.

Q: What is AI Negotiation Engine?

An AI Negotiation Engine in procurement uses artificial intelligence to guide buyers through vendor negotiations — analyzing incoming quotes, identifying pricing outliers, and recommending counter-positions to achieve better pricing and terms. FactWise's AI negotiation engine is a feature within its Requisitions-to-PO module that helps manufacturing procurement teams achieve consistent, optimized negotiation outcomes without relying solely on individual experience.

Q: What is Inquiry-to-Quote (I2Q)?

Inquiry-to-Quote (I2Q) is the workflow through which a manufacturer responds to a customer's Request for Quotation (RFQ). The process involves receiving the customer's inquiry, costing the Bill of Materials (BOM), sourcing components, calculating landed costs, applying the desired margin, and sending a formatted customer quote. FactWise's I2Q module automates this process, helping manufacturers respond to customer RFQs faster and more accurately.

Q: What is RFQ Management (Request for Quotation)?

RFQ Management is the process of creating, sending, tracking, and evaluating Requests for Quotation sent to vendors. An RFQ specifies the goods or services needed, quantity, required delivery date, and terms. Vendors respond with price quotes. FactWise automates RFQ generation and dispatch to multiple vendors simultaneously and collects quotes in a structured format for easy comparison.

Q: What is AP Automation (Accounts Payable Automation)?

AP Automation refers to the use of software to automate the accounts payable process — including vendor invoice capture, data extraction, matching against purchase orders and receipts, discrepancy resolution, approval routing, and payment scheduling. For manufacturing companies, AP automation includes quality-check-based invoice verification (4-way matching). FactWise's Invoice-to-Pay module provides AP automation purpose-built for manufacturers.

Q: What is Goods Receipt Note (GRN)?

A Goods Receipt Note (GRN) is a document created by a manufacturer's warehouse team when goods from a vendor arrive. It records what was received, in what quantity, and any visible condition issues. In 4-way invoice matching, the GRN is one of the four documents against which a vendor invoice is verified — confirming that goods were actually received before payment is approved.

소싱부터 결제까지, 송장 매칭, BOM 원가 계산 등 제조 조달 용어를 쉽게 설명합니다.

소싱부터 결제까지 (S2P): 소싱부터 결제까지(S2P)는 공급업체 식별과 소싱, RFQ 발행, 공급업체 견적 평가, PO 생성, 입고, 공급업체 송장 매칭과 검증, 결제 처리까지 포함하는 전체 조달 생애주기입니다. FactWise는 제조 기업을 위해 이 전체 과정을 하나의 연결된 플랫폼에서 자동화합니다.
구매요청에서 발주까지 (Req-to-PO): 구매요청에서 발주까지는 직원이 구매요청을 생성하는 순간부터 PO가 생성되어 공급업체에 발송되는 순간까지의 내부 조달 프로세스입니다. 구매요청 생성, 다단계 승인, 공급업체 RFQ 관리, 공급업체 선정, PO 생성을 포함합니다.
4자 송장 매칭: 4자 송장 매칭은 공급업체 송장을 네 가지 원본 문서와 대조하는 미지급금 프로세스입니다: PO, 입고 기록(GRN), 품질검사(QC) 보고서, 계약. 차이는 결제 승인 전에 표시되어 과지급, 과소지급, 중복 송장 결제를 방지합니다.
BOM 원가 계산: BOM 원가 계산은 BOM에 포함된 각 구성품 가격을 산정해 제조 제품의 총 자재비를 계산하는 과정입니다. 정확한 BOM 원가 계산은 수익성 있는 고객 견적에 필수입니다. FactWise는 승인된 공급업체 가격과 과거 구매 데이터에 구성품을 매칭해 자동화합니다.
도착 원가 분석: 도착 원가 분석은 단가 외에도 운송비, 관세, 항만 처리비, 보험, 적용 세금을 포함해 구매품의 총비용을 계산합니다. 제조 현장까지 물품을 들여오는 실제 비용을 보여주며, 공급업체를 단가가 아닌 총비용으로 비교하게 합니다.
AI 협상 엔진: AI 협상 엔진은 수신 견적을 분석하고 가격 이상치를 찾으며 반대 제안을 추천해 구매자가 공급업체와 협상하도록 돕습니다. FactWise는 제조 조달팀이 개인 경험에만 의존하지 않고 일관되고 최적화된 협상 결과를 얻도록 지원합니다.
문의에서 견적까지 (I2Q): 문의에서 견적까지(I2Q)는 제조업체가 고객 RFQ에 응답하는 워크플로입니다. 고객 문의 수신, BOM 원가 계산, 구성품 소싱, 도착 원가 계산, 목표 마진 적용, 정식 고객 견적 발송을 포함합니다.
RFQ 관리(견적 요청 관리): RFQ 관리는 공급업체에 보내는 견적 요청을 생성, 발송, 추적, 평가하는 과정입니다. RFQ에는 필요한 제품이나 서비스, 수량, 납기, 조건이 포함됩니다. FactWise는 응답을 구조화된 형식으로 수집해 쉽게 비교하게 합니다.
AP 자동화(미지급금 자동화): AP 자동화는 송장 캡처, 데이터 추출, PO 및 입고와의 매칭, 차이 해결, 승인 라우팅, 결제 일정 수립 등 미지급금 업무를 소프트웨어로 자동화합니다. 제조업체의 경우 품질검사 기반 송장 검증인 4자 매칭도 포함됩니다.
입고 기록 (GRN): 입고 기록(GRN)은 공급업체 물품이 도착했을 때 창고팀이 작성하는 문서입니다. 수령 품목, 수량, 눈에 보이는 상태 문제를 기록합니다. 4자 송장 매칭에서 GRN은 결제 승인 전에 실제 입고를 확인합니다.

이 개념들이 실제로 작동하는 모습 보기

FactWise는 제조업체를 위해 구축된 하나의 플랫폼에서 이러한 워크플로를 실행합니다.

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