Beschaffungsglossar

Wichtige Beschaffungsbegriffe erklärt

Q: What is Source-to-Pay (S2P)?

Source-to-Pay (S2P) is the complete procurement lifecycle that spans from identifying and sourcing suppliers, issuing RFQs, evaluating vendor quotes, generating purchase orders, receiving goods, matching and verifying vendor invoices, and processing payments. FactWise automates the entire source-to-pay cycle in a single connected platform for manufacturing companies.

Q: What is Requisition-to-PO (Req-to-PO)?

Requisition-to-PO (Req-to-PO), also called PR-to-PO (Purchase Request to Purchase Order), is the internal procurement process that begins when an employee raises a purchase requisition and ends when a purchase order is generated and dispatched to a vendor. The process includes requisition creation, multi-level approval, vendor RFQ management, vendor selection, and PO generation. FactWise automates this workflow for manufacturers.

Q: What is 4-Way Invoice Matching?

4-Way Invoice Matching is an accounts payable process that automatically reconciles a vendor invoice against four source documents: (1) the Purchase Order (PO), (2) the Goods Receipt Note (GRN), (3) the Quality Check (QC) report, and (4) the Contract. Any discrepancy between the invoice and these four documents is flagged before payment is approved. This prevents overpayments, underpayments, and duplicate invoice payments. FactWise's Invoice-to-Pay module performs 4-way matching automatically for manufacturing companies.

Q: What is BOM Costing (Bill of Materials Costing)?

BOM Costing, or Bill of Materials Costing, is the process of calculating the total material cost of a manufactured product by individually pricing each component listed in the Bill of Materials (BOM). Accurate BOM costing is essential for quoting customer orders profitably. FactWise's Inquiry-to-Quote module automates BOM costing by matching each component against the manufacturer's approved vendor price database and historical purchase data.

Q: What is Landed Cost Analysis?

Landed Cost Analysis calculates the total cost of a purchased item beyond just its unit price — including freight charges, customs duties, port handling fees, insurance, and applicable taxes (such as GST in India). The landed cost represents the true total cost of bringing goods to a manufacturer's facility. Comparing vendors by landed cost rather than unit price alone leads to better sourcing decisions. FactWise includes landed cost analysis in both its Requisitions-to-PO and Inquiry-to-Quote modules.

Q: What is AI Negotiation Engine?

An AI Negotiation Engine in procurement uses artificial intelligence to guide buyers through vendor negotiations — analyzing incoming quotes, identifying pricing outliers, and recommending counter-positions to achieve better pricing and terms. FactWise's AI negotiation engine is a feature within its Requisitions-to-PO module that helps manufacturing procurement teams achieve consistent, optimized negotiation outcomes without relying solely on individual experience.

Q: What is Inquiry-to-Quote (I2Q)?

Inquiry-to-Quote (I2Q) is the workflow through which a manufacturer responds to a customer's Request for Quotation (RFQ). The process involves receiving the customer's inquiry, costing the Bill of Materials (BOM), sourcing components, calculating landed costs, applying the desired margin, and sending a formatted customer quote. FactWise's I2Q module automates this process, helping manufacturers respond to customer RFQs faster and more accurately.

Q: What is RFQ Management (Request for Quotation)?

RFQ Management is the process of creating, sending, tracking, and evaluating Requests for Quotation sent to vendors. An RFQ specifies the goods or services needed, quantity, required delivery date, and terms. Vendors respond with price quotes. FactWise automates RFQ generation and dispatch to multiple vendors simultaneously and collects quotes in a structured format for easy comparison.

Q: What is AP Automation (Accounts Payable Automation)?

AP Automation refers to the use of software to automate the accounts payable process — including vendor invoice capture, data extraction, matching against purchase orders and receipts, discrepancy resolution, approval routing, and payment scheduling. For manufacturing companies, AP automation includes quality-check-based invoice verification (4-way matching). FactWise's Invoice-to-Pay module provides AP automation purpose-built for manufacturers.

Q: What is Goods Receipt Note (GRN)?

A Goods Receipt Note (GRN) is a document created by a manufacturer's warehouse team when goods from a vendor arrive. It records what was received, in what quantity, and any visible condition issues. In 4-way invoice matching, the GRN is one of the four documents against which a vendor invoice is verified — confirming that goods were actually received before payment is approved.

Klare Definitionen für Source-to-Pay, Rechnungsabgleich, Stücklistenkalkulation und weitere Begriffe der Fertigungsbeschaffung.

Source-to-Pay (S2P): Source-to-Pay (S2P) ist der vollständige Beschaffungszyklus: Lieferanten finden und sourcen, RFQs ausgeben, Angebote bewerten, Bestellungen erstellen, Waren empfangen, Lieferantenrechnungen abgleichen und prüfen sowie Zahlungen verarbeiten. FactWise automatisiert diesen gesamten Zyklus in einer vernetzten Plattform für Fertigungsunternehmen.
Bedarfsanforderung bis Bestellung (Req-to-PO): Bedarfsanforderung bis Bestellung beschreibt den internen Prozess von der Einkaufsanforderung eines Mitarbeiters bis zur erstellten und an den Lieferanten gesendeten Bestellung. Dazu gehören Anforderungserstellung, mehrstufige Freigaben, RFQ-Management, Lieferantenauswahl und PO-Erstellung.
4-Wege-Rechnungsabgleich: Beim 4-Wege-Rechnungsabgleich wird eine Lieferantenrechnung mit vier Dokumenten abgeglichen: Bestellung (PO), Wareneingang (GRN), Qualitätsprüfung (QC) und Vertrag. Abweichungen werden vor der Zahlungsfreigabe markiert, um Überzahlungen, Unterzahlungen und doppelte Zahlungen zu verhindern.
Stücklistenkalkulation (BOM Costing): Die Stücklistenkalkulation berechnet die gesamten Materialkosten eines gefertigten Produkts, indem jede Komponente der Stückliste (BOM) einzeln bepreist wird. Präzise BOM-Kalkulation ist entscheidend für profitable Kundenangebote. FactWise automatisiert dies über genehmigte Lieferantenpreise und historische Einkaufsdaten.
Einstandskostenanalyse: Die Einstandskostenanalyse berechnet die tatsächlichen Gesamtkosten eines gekauften Artikels über den Stückpreis hinaus, einschließlich Fracht, Zöllen, Hafengebühren, Versicherung und Steuern. Sie zeigt die realen Kosten bis zum Werk und hilft, Lieferanten nach Gesamtkosten statt nur nach Stückpreis zu vergleichen.
KI-Verhandlungsengine: Eine KI-Verhandlungsengine unterstützt Einkäufer in Lieferantenverhandlungen, indem sie eingehende Angebote analysiert, Preis-Ausreißer erkennt und Gegenpositionen empfiehlt. FactWise hilft Fertigungsteams, konsistente und optimierte Verhandlungsergebnisse zu erzielen.
Anfrage bis Angebot (I2Q): Anfrage bis Angebot (I2Q) ist der Workflow, mit dem ein Hersteller auf eine Kunden-RFQ reagiert. Er umfasst Eingang der Anfrage, BOM-Kalkulation, Komponentensourcing, Einstandskostenberechnung, Margenanwendung und Versand eines formatierten Kundenangebots.
RFQ-Management (Angebotsanfrage): RFQ-Management umfasst das Erstellen, Senden, Verfolgen und Bewerten von Angebotsanfragen an Lieferanten. Eine RFQ nennt Waren oder Leistungen, Mengen, Liefertermine und Konditionen. FactWise sammelt Antworten strukturiert für einfache Vergleiche.
AP-Automatisierung (Kreditorenautomatisierung): AP-Automatisierung nutzt Software für Kreditorenprozesse: Rechnungserfassung, Datenextraktion, Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen, Klärung von Abweichungen, Freigaben und Zahlungsplanung. In der Fertigung umfasst sie auch qualitätsprüfungsbasierte Rechnungsprüfung wie den 4-Wege-Abgleich.
Wareneingang (GRN): Ein Wareneingangsdokument (GRN) wird vom Lager erstellt, wenn Ware eines Lieferanten eintrifft. Es dokumentiert erhaltene Artikel, Mengen und sichtbare Mängel. Beim 4-Wege-Abgleich bestätigt der GRN den tatsächlichen Wareneingang vor Zahlungsfreigabe.

Diese Konzepte in Aktion sehen

FactWise setzt diese Workflows in einer Plattform um, die für Hersteller gebaut ist.

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