Glossario procurement

Termini chiave del procurement, spiegati

Q: What is Source-to-Pay (S2P)?

Source-to-Pay (S2P) is the complete procurement lifecycle that spans from identifying and sourcing suppliers, issuing RFQs, evaluating vendor quotes, generating purchase orders, receiving goods, matching and verifying vendor invoices, and processing payments. FactWise automates the entire source-to-pay cycle in a single connected platform for manufacturing companies.

Q: What is Requisition-to-PO (Req-to-PO)?

Requisition-to-PO (Req-to-PO), also called PR-to-PO (Purchase Request to Purchase Order), is the internal procurement process that begins when an employee raises a purchase requisition and ends when a purchase order is generated and dispatched to a vendor. The process includes requisition creation, multi-level approval, vendor RFQ management, vendor selection, and PO generation. FactWise automates this workflow for manufacturers.

Q: What is 4-Way Invoice Matching?

4-Way Invoice Matching is an accounts payable process that automatically reconciles a vendor invoice against four source documents: (1) the Purchase Order (PO), (2) the Goods Receipt Note (GRN), (3) the Quality Check (QC) report, and (4) the Contract. Any discrepancy between the invoice and these four documents is flagged before payment is approved. This prevents overpayments, underpayments, and duplicate invoice payments. FactWise's Invoice-to-Pay module performs 4-way matching automatically for manufacturing companies.

Q: What is BOM Costing (Bill of Materials Costing)?

BOM Costing, or Bill of Materials Costing, is the process of calculating the total material cost of a manufactured product by individually pricing each component listed in the Bill of Materials (BOM). Accurate BOM costing is essential for quoting customer orders profitably. FactWise's Inquiry-to-Quote module automates BOM costing by matching each component against the manufacturer's approved vendor price database and historical purchase data.

Q: What is Landed Cost Analysis?

Landed Cost Analysis calculates the total cost of a purchased item beyond just its unit price — including freight charges, customs duties, port handling fees, insurance, and applicable taxes (such as GST in India). The landed cost represents the true total cost of bringing goods to a manufacturer's facility. Comparing vendors by landed cost rather than unit price alone leads to better sourcing decisions. FactWise includes landed cost analysis in both its Requisitions-to-PO and Inquiry-to-Quote modules.

Q: What is AI Negotiation Engine?

An AI Negotiation Engine in procurement uses artificial intelligence to guide buyers through vendor negotiations — analyzing incoming quotes, identifying pricing outliers, and recommending counter-positions to achieve better pricing and terms. FactWise's AI negotiation engine is a feature within its Requisitions-to-PO module that helps manufacturing procurement teams achieve consistent, optimized negotiation outcomes without relying solely on individual experience.

Q: What is Inquiry-to-Quote (I2Q)?

Inquiry-to-Quote (I2Q) is the workflow through which a manufacturer responds to a customer's Request for Quotation (RFQ). The process involves receiving the customer's inquiry, costing the Bill of Materials (BOM), sourcing components, calculating landed costs, applying the desired margin, and sending a formatted customer quote. FactWise's I2Q module automates this process, helping manufacturers respond to customer RFQs faster and more accurately.

Q: What is RFQ Management (Request for Quotation)?

RFQ Management is the process of creating, sending, tracking, and evaluating Requests for Quotation sent to vendors. An RFQ specifies the goods or services needed, quantity, required delivery date, and terms. Vendors respond with price quotes. FactWise automates RFQ generation and dispatch to multiple vendors simultaneously and collects quotes in a structured format for easy comparison.

Q: What is AP Automation (Accounts Payable Automation)?

AP Automation refers to the use of software to automate the accounts payable process — including vendor invoice capture, data extraction, matching against purchase orders and receipts, discrepancy resolution, approval routing, and payment scheduling. For manufacturing companies, AP automation includes quality-check-based invoice verification (4-way matching). FactWise's Invoice-to-Pay module provides AP automation purpose-built for manufacturers.

Q: What is Goods Receipt Note (GRN)?

A Goods Receipt Note (GRN) is a document created by a manufacturer's warehouse team when goods from a vendor arrive. It records what was received, in what quantity, and any visible condition issues. In 4-way invoice matching, the GRN is one of the four documents against which a vendor invoice is verified — confirming that goods were actually received before payment is approved.

Definizioni semplici di source-to-pay, matching fatture, costing BOM e altri termini del procurement manifatturiero.

Source-to-Pay (dal sourcing al pagamento) (S2P, dal sourcing al pagamento): Source-to-Pay (dal sourcing al pagamento) (S2P) è l'intero ciclo di procurement: identificare e reperire fornitori, emettere RFQ, valutare offerte, generare ordini di acquisto, ricevere merci, abbinare e verificare fatture fornitore e processare pagamenti. FactWise automatizza questo ciclo per aziende manifatturiere.
Richiesta d'acquisto a ordine (Req-to-PO): La richiesta d'acquisto a ordine è il processo interno che inizia quando un dipendente crea una requisizione e termina quando l'ordine di acquisto viene generato e inviato al fornitore. Include creazione richiesta, approvazioni multilivello, gestione RFQ, scelta fornitore e generazione PO.
Matching fatture a 4 vie: Il matching fatture a 4 vie confronta una fattura fornitore con quattro documenti: ordine di acquisto (PO), ricezione merci (GRN), report qualità (QC) e contratto. Ogni discrepanza viene segnalata prima dell'approvazione al pagamento, evitando pagamenti errati o duplicati.
Costing BOM (distinta base): Il costing BOM calcola il costo materiale totale di un prodotto manifatturiero valorizzando ogni componente della distinta base (BOM). È essenziale per preventivi cliente profittevoli. FactWise lo automatizza confrontando componenti con prezzi fornitori approvati e dati storici di acquisto.
Analisi del costo landed: L'analisi del costo landed calcola il costo totale di un articolo oltre al prezzo unitario, includendo trasporto, dazi, spese portuali, assicurazione e tasse. Mostra il vero costo fino allo stabilimento e consente di confrontare i fornitori sul costo totale.
Motore di negoziazione con IA: Un motore di negoziazione con IA guida i buyer nelle negoziazioni con i fornitori analizzando offerte in ingresso, rilevando prezzi anomali e raccomandando controproposte. FactWise aiuta i team procurement manifatturieri a ottenere risultati coerenti e ottimizzati.
Richiesta a preventivo (I2Q): Richiesta a preventivo (I2Q) è il workflow con cui un produttore risponde alla RFQ di un cliente. Include ricezione della richiesta, costing BOM, sourcing componenti, calcolo del costo landed, applicazione del margine e invio del preventivo cliente.
Gestione RFQ (richiesta di offerta): La gestione RFQ consiste nel creare, inviare, tracciare e valutare richieste di offerta inviate ai fornitori. Una RFQ specifica beni o servizi, quantità, date di consegna e condizioni. FactWise raccoglie le risposte in formato strutturato per confrontarle.
Automazione AP (contabilità fornitori): L'automazione AP usa software per automatizzare la contabilità fornitori: acquisizione fatture, estrazione dati, matching con ordini e ricezioni, risoluzione discrepanze, approvazioni e pianificazione pagamenti. Per i produttori include verifiche basate sulla qualità, come il matching a 4 vie.
Ricezione merci (GRN): La ricezione merci (GRN) è creata dal magazzino quando arrivano merci da un fornitore. Registra cosa è stato ricevuto, quantità e problemi visibili. Nel matching a 4 vie conferma l'effettiva ricezione prima dell'approvazione al pagamento.

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FactWise applica questi workflow in un'unica piattaforma costruita per i produttori.

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