Glossário de compras

Termos-chave de compras explicados

Q: What is Source-to-Pay (S2P)?

Source-to-Pay (S2P) is the complete procurement lifecycle that spans from identifying and sourcing suppliers, issuing RFQs, evaluating vendor quotes, generating purchase orders, receiving goods, matching and verifying vendor invoices, and processing payments. FactWise automates the entire source-to-pay cycle in a single connected platform for manufacturing companies.

Q: What is Requisition-to-PO (Req-to-PO)?

Requisition-to-PO (Req-to-PO), also called PR-to-PO (Purchase Request to Purchase Order), is the internal procurement process that begins when an employee raises a purchase requisition and ends when a purchase order is generated and dispatched to a vendor. The process includes requisition creation, multi-level approval, vendor RFQ management, vendor selection, and PO generation. FactWise automates this workflow for manufacturers.

Q: What is 4-Way Invoice Matching?

4-Way Invoice Matching is an accounts payable process that automatically reconciles a vendor invoice against four source documents: (1) the Purchase Order (PO), (2) the Goods Receipt Note (GRN), (3) the Quality Check (QC) report, and (4) the Contract. Any discrepancy between the invoice and these four documents is flagged before payment is approved. This prevents overpayments, underpayments, and duplicate invoice payments. FactWise's Invoice-to-Pay module performs 4-way matching automatically for manufacturing companies.

Q: What is BOM Costing (Bill of Materials Costing)?

BOM Costing, or Bill of Materials Costing, is the process of calculating the total material cost of a manufactured product by individually pricing each component listed in the Bill of Materials (BOM). Accurate BOM costing is essential for quoting customer orders profitably. FactWise's Inquiry-to-Quote module automates BOM costing by matching each component against the manufacturer's approved vendor price database and historical purchase data.

Q: What is Landed Cost Analysis?

Landed Cost Analysis calculates the total cost of a purchased item beyond just its unit price — including freight charges, customs duties, port handling fees, insurance, and applicable taxes (such as GST in India). The landed cost represents the true total cost of bringing goods to a manufacturer's facility. Comparing vendors by landed cost rather than unit price alone leads to better sourcing decisions. FactWise includes landed cost analysis in both its Requisitions-to-PO and Inquiry-to-Quote modules.

Q: What is AI Negotiation Engine?

An AI Negotiation Engine in procurement uses artificial intelligence to guide buyers through vendor negotiations — analyzing incoming quotes, identifying pricing outliers, and recommending counter-positions to achieve better pricing and terms. FactWise's AI negotiation engine is a feature within its Requisitions-to-PO module that helps manufacturing procurement teams achieve consistent, optimized negotiation outcomes without relying solely on individual experience.

Q: What is Inquiry-to-Quote (I2Q)?

Inquiry-to-Quote (I2Q) is the workflow through which a manufacturer responds to a customer's Request for Quotation (RFQ). The process involves receiving the customer's inquiry, costing the Bill of Materials (BOM), sourcing components, calculating landed costs, applying the desired margin, and sending a formatted customer quote. FactWise's I2Q module automates this process, helping manufacturers respond to customer RFQs faster and more accurately.

Q: What is RFQ Management (Request for Quotation)?

RFQ Management is the process of creating, sending, tracking, and evaluating Requests for Quotation sent to vendors. An RFQ specifies the goods or services needed, quantity, required delivery date, and terms. Vendors respond with price quotes. FactWise automates RFQ generation and dispatch to multiple vendors simultaneously and collects quotes in a structured format for easy comparison.

Q: What is AP Automation (Accounts Payable Automation)?

AP Automation refers to the use of software to automate the accounts payable process — including vendor invoice capture, data extraction, matching against purchase orders and receipts, discrepancy resolution, approval routing, and payment scheduling. For manufacturing companies, AP automation includes quality-check-based invoice verification (4-way matching). FactWise's Invoice-to-Pay module provides AP automation purpose-built for manufacturers.

Q: What is Goods Receipt Note (GRN)?

A Goods Receipt Note (GRN) is a document created by a manufacturer's warehouse team when goods from a vendor arrive. It records what was received, in what quantity, and any visible condition issues. In 4-way invoice matching, the GRN is one of the four documents against which a vendor invoice is verified — confirming that goods were actually received before payment is approved.

Definições claras para source-to-pay, conciliação de faturas, custeio de BOM e outros termos de compras na manufatura.

Source-to-Pay (da origem ao pagamento) (S2P, da origem ao pagamento): Source-to-Pay (da origem ao pagamento) (S2P) é o ciclo completo de compras: identificar e buscar fornecedores, emitir RFQs, avaliar cotações, gerar pedidos de compra, receber mercadorias, conciliar e verificar faturas de fornecedores e processar pagamentos. A FactWise automatiza esse ciclo para fabricantes em uma plataforma conectada.
Requisição ao pedido de compra (Req-to-PO): Requisição ao pedido de compra é o processo interno que começa quando uma pessoa cria uma requisição e termina quando o pedido de compra é gerado e enviado ao fornecedor. Inclui criação da requisição, aprovações multinível, gestão de RFQ, seleção de fornecedor e geração de PO.
Conciliação de faturas em 4 vias: A conciliação em 4 vias compara uma fatura de fornecedor com quatro documentos: pedido de compra (PO), nota de recebimento (GRN), relatório de qualidade (QC) e contrato. Divergências são sinalizadas antes do pagamento, evitando pagamentos indevidos, insuficientes e duplicados.
Custeio de BOM (lista de materiais): O custeio de BOM calcula o custo total de materiais de um produto fabricado ao precificar cada componente da lista de materiais (BOM). É essencial para cotações rentáveis. A FactWise automatiza isso comparando componentes com preços aprovados de fornecedores e dados históricos de compra.
Análise de custo total de chegada: A análise de custo total de chegada calcula o custo real de um item além do preço unitário, incluindo frete, impostos de importação, taxas portuárias, seguro e tributos aplicáveis. Ela mostra o custo total até a fábrica e permite comparar fornecedores por custo total.
Motor de negociação com IA: Um motor de negociação com IA orienta compradores em negociações com fornecedores ao analisar cotações recebidas, identificar preços fora do padrão e recomendar contrapropostas. A FactWise ajuda equipes de compras industriais a obter resultados consistentes e otimizados.
Consulta à cotação (I2Q): Consulta à cotação (I2Q) é o fluxo usado quando um fabricante responde a uma RFQ de cliente. Inclui receber a consulta, custear a BOM, buscar componentes, calcular custos totais, aplicar margem e enviar uma cotação formal ao cliente.
Gestão de RFQ (solicitação de cotação): A gestão de RFQ envolve criar, enviar, rastrear e avaliar solicitações de cotação enviadas a fornecedores. Uma RFQ especifica bens ou serviços, quantidades, prazo de entrega e termos. A FactWise coleta respostas em formato estruturado para comparação.
Automação AP (contas a pagar): A automação AP usa software para automatizar contas a pagar: captura de faturas, extração de dados, conciliação com pedidos e recebimentos, resolução de divergências, aprovações e agendamento de pagamentos. Para fabricantes, inclui verificação baseada em qualidade, como conciliação em 4 vias.
Nota de recebimento de mercadorias (GRN): A nota de recebimento (GRN) é criada pelo armazém quando mercadorias de um fornecedor chegam. Registra o que foi recebido, quantidade e problemas visíveis. Na conciliação em 4 vias, confirma que os bens chegaram antes da aprovação do pagamento.

Veja estes conceitos em ação

A FactWise coloca esses fluxos em prática em uma plataforma criada para fabricantes.

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